来客対応
来客対応についてもきちんとしたビジネスマナーを把握しておかないと来客者に与える印象が大きく左右されます。そこで円滑なコミュニケーションと良い関係を築くために、ぜひ押さえておきたいポイントを以下にまとめました。
1. 準備と身だしなみ
身だしなみ: 清潔感のある服装を心がけ、TPO（時と場所と場合）に合わせた服装を選びましょう。髪型やメイク、靴、カバンなども整えると、より良い印象を与えられます。
名刺の準備: 名刺はすぐに取り出せるように、名刺入れにセットしておきましょう。汚れたり折れたりしていないか確認します。
事前準備: 訪問者の名前、会社名、訪問目的などを事前に確認しておきます。必要に応じて、会議室や席を準備しておきましょう。
2. 受付・お出迎え
第一声: 訪問者が来たら、笑顔で明るく「いらっしゃいませ。〇〇様でいらっしゃいますか？」と声をかけます。
取次ぎ: 担当者へ正確に取り次ぎます。担当者が不在の場合は、戻り時間や用件などを確認し、丁寧な言葉遣いで対応します。
ご案内: 「こちらへどうぞ」と一言添え、進む方向に手で示しながら、訪問者の歩幅に合わせてゆっくりと歩きます。エレベーターに乗る際や階段を上る際は「お先にどうぞ」と促し、相手が中に入った後に乗り込みましょう。
3. 名刺交換
タイミング: 名刺交換は、着席する前に行うのが一般的です。
名刺の差し出し方: 相手より先に名刺を出します。両手で名刺入れの上に名刺を乗せ、社名と名前をはっきりと名乗って差し出します。「〇〇株式会社の〇〇と申します」と伝えましょう。
名刺の受け取り方: 相手が差し出した名刺は、両手で受け取ります。相手の名刺入れより低い位置で受け取ると、謙虚さを示すことができます。受け取った名刺は「頂戴いたします」と一言添え、すぐにしまわずに商談中はテーブルの上に置いておきます。
4. 商談・面会中
お茶出し: 訪問者が着席したら、頃合いを見てお茶をお出しします。お茶は、訪問者の右側から出すのが基本です。
座る位置: 来客が上座、自分たちが下座に座ります。出入り口から遠い席が上座です。
話し方: 丁寧な言葉遣いを心がけます。相づちやうなずきで、相手の話をしっかりと聞いていることを示しましょう。
5. お見送り
感謝の言葉: 打ち合わせが終わったら、「本日はお忙しい中、ありがとうございました」と感謝の気持ちを伝えます。
見送りの場所: エレベーターホールや会社の出入り口までお見送りします。訪問者が見えなくなるまで、姿勢を正して頭を下げます。
これらのマナーを意識するだけで、相手に「また来たい」と思ってもらえるような、スムーズで気持ちの良い応対ができるようになります。ぜひ参考にしてみてください。