ビジネス文書について
ビジネス文書には、様々なものがあります。取引先や顧客へ送付する「社外文書」。
各部署や上司への報告に用いる「社内文書」その用途に合わせて適切な様式があります。
それを知らずに文書を作成して送付すると社会人として常識を疑われます。
社内での評価においては人事や給与に影響し、社外では取引の停止などにもなりかねません。
TPOに合わせて適切な文書を作成することは社会人の基本であり、またアピールともなります。
是非、正しい文書の書き方を覚えて実際のビジネスの場面で役立てましょう。
ビジネス文書の必要性
企業では情報の伝達や意思の確認などを、一般に口頭ではなく文章で行います。
なぜ、このように色々な文書が必要とされるのでしょうか。
企業ではたくさんの情報を人から人へ正確に伝えなくてはなりません。伝言ゲームのように、途中から変化してしまっては困るわけです。
そこで文書にすることによって、次のことを徹底しようとしているのです。
口頭での伝達は、言い違いや聞き間違いによるミスが起きたりします。また、記憶が不正確になったり、証拠が残らないといった問題が起きることがあります。
そこで文書の形にすることによってこの点を補い、情報を伝達・確認・保存・記録することができ、また多くの人に伝えることも可能になるのです。
以上のようにビジネスに必要な情報を文書によって取り扱うことを「文書主義の原則」といいます。