社外文書の種類
社外文書には次のようなものがあります。
挨拶状
取引先への挨拶文を送付する文書です。
会社の移転や社名変更などを連絡する時に使います。
案内状
取引先への案内文を送付する文書です。
展示会や発表会などを案内する時に使います。
送付状
取引先へ資料を送付する時に添付する文書です。
カタログの送付やサンプル品を送付する時に使います。
祝い状
取引先への祝い文を送付する文書です。
新社屋の竣工や新店舗の開店などの祝い文を送付する時に使います。
詫び状
取引先へのお詫びを送付する文書です。
納品間違いや請求漏れがあった時のお詫びを送付する時に使います。
社外文書について
社外文書は、企業を代表して先方に送る文書です。用件を丁寧に、まとめて伝えるだけでなく、礼儀正しく美しい文書にすることが肝心です。
そのためには、まず「言い回し」や「表現」を身につけましょう。形式に慣れることが、上達のポイントです。
ビジネス文書は公的な文書です。中でも社外文書は会社を代表するもの。基本的に社名の印刷してある社用便箋を使用します。社用便箋がない場合は、市販の事務用便箋を使います。
その他、儀礼的な文書などで縦書きの場合には、和紙を使うと重厚感がでます。また、社内の色々な届け出には決まった書式の用紙を使用しましょう。
最近ではパソコンのワープロソフトで作成することが多くなりましたが、手書きの場合は黒のボールペンもしくは万年筆を使いましょう。改まった儀礼的な文書ではボールペンも避け、万年筆もしくは毛筆を使用します。