文書を明確にする
一般のビジネス文書においては、求められる必要なことを簡潔にまとめた文章を作るという作業はそれほど難しく考える必要はありません。こうした文章をなかなか書けないのは、「書けない」ということではなく、「書き方を知らない」だけなのです。
文章が書けないという人たちに共通していることは、「何を」「どのように書いたらいいのか」を明確にしていないということです。
明確しないまま文章を書こうとするため、文章が浮かんでこずに、立ち往生してしまうのです。
文章を書く前に、何を書くかしっかり明確化する準備さえしておけば、ビジネス文書制作の担当となっても、すらすら書くことが出来るようになるでしょう。
「書く前に書きたいことを明確化する」ことは文章を書いていく上でもっとも基本事項でもあるので、しっかり身につけて習慣づけておきましょう。
ビジネス文書の注意
紙の中でもビジネスに関するものは、相手に失礼のないように気を配るだけなく、あとでトラブルが起こらないように配慮しなければなりません。
トラブルを防ぐためにも、ビジネス文書は5W1Hならぬ、6W2Hを念頭に書くことが基本とされています。
手紙の目的によって、この要素のどれが重要で、どれが省かれるものかが違ってきます。ただ、この6W2Hを把握しておくことで、商用手紙はすっきりとまとまったものになるはずです。
また、文書には内容が一目でわかるようなタイトルを付けます。
これはe-mailの時は特に重要で、例えば「先日はありがとうございました」「お世話になっております」などのタイトルで送ると「迷惑メールと間違われて削除される」といった事もありますので、「洗浄機のお見積もり書」「3/14のアポイントメントの確認」等ときちんと内容のわかるタイトルにしましょう。
また、文書を作成したら最後に見直しをします。特に「です、ます」調と「である」調が混在していないかどうかには注意しましょう。
特にコンピュータの日本語入力ではかなり難しい漢字も変換してくれますが、あまり特殊な漢字は使わないようにしましょう。